Віддалена робота під час коронавірусу: необхідні інструменти та ефективні методи

зміст

• Почніть з себе. Як подбати про себе під час роботи вдома?
• Інструменти, що стануть в пригоді під час щоденної офісної роботи
• З перспективи власника компанії: що і як контролювати?

Незважаючи на те, що багато осіб не полюбляють працювати з дому через велику кількість відволікаючих факторів, обставини вказують на те, що саме в такому режимі нам доведеться виконувати власні обов’язки протягом найближчих тижнів. Чи може віддалена робота бути такою ж ефективною? Ми вважаємо, що може, адже існує багато доступних інструментів, що допомагають оптимізувати щоденні процеси.

Джерело: hh.ua  

Почніть з себе. Як подбати про себе під час роботи вдома?

Працюючи віддалено, необхідно пам’ятати про декілька важливих аспектів. На нашу думку, основними є три з них.

По-перше: дотримуйтесь звичного режиму дня і подбайте про комфорт під час праці

Поводьтесь кожного ранку так, як наче вирушаєте до офісу – сніданок, особиста гігієна, швидке прибирання і до роботи. Не забувайте про ці ритуали, інакше вже за декілька днів у вас з'явиться роздратування від сидіння в піжамі до полудня і обіду, що буде першим прийомом їжі. Робіть такі ж перерви як під час стаціонарної роботи. Короткий відпочинок використайте для розслаблення уваги: прогуляйтесь будинком, зробіть розминку. Не намагайтесь надолужити, сидячи за комп’ютером протягом декількох годин без перерви, бо вже за декілька днів такої інтенсивної роботи у вас не залишиться сил для оптимізації процесів і ефективного виконання обов’язків.

По-друге: створіть ідеальні умови для роботи

Ідеальні настільки, наскільки це можливо. Якщо у вас є окреме приміщення, перетворіть його на імпровізований офіс. Вам знадобиться зручний письмовий стіл (у крайньому разі – звичайний стіл) і крісло зі спинкою. Якщо таких комфортних умов немає, а зосереджено працювати доводиться навіть по декілька годин, сідайте за комп’ютер спиною до решти кімнати чи інших приміщень в будинку, які можуть найбільше відволікати. Одягніть навушники, щоб ізолюватись від середовища. Якщо для зосередження потрібна музика – спробуйте класичну (її рекомендують найчастіше) або будь-яку іншу спокійну музику без вокалу, що також допомагає багатьом.

По-третє: дотримуйтесь визначених годин праці і зазначайте виконані справи

Немає сенсу працювати від ранку до вечора з перервами, а протягом цих перерв завантажувати прання і виносити сміття. Що більше таких перерв ви матимете, то з меншою ефективністю працюватимете. Пам’ятайте також про те, щоб складати список щоденних обов’язків і зазначати виконані дії – це дозволить краще організувати власний час.

Я працював віддалено протягом трьох років – як «одноосібне відділення у Вроцлаві» компанії, головний офіс якої знаходиться в Варшаві. За цей час я зрозумів, що робота вдома – це, передусім, самодисципліна. Інакше кажучи: не сідайте за комп’ютер в піжамі, не прокрастинуйте. Прокиньтесь рано і приготуйтесь точно так само, як до роботи в офісі. Протягом дня не вмикайте Netflix, а каву з тістечком залиште на полуденок після роботи. Звісно, потрібно робити перерви, особливо якщо ваше крісло з кухні не таке зручне як крісло з офісу. Однак не слід витрачати час на розваги, яких ніхто не бачить поки ви вдома. Інакше доведеться працювати до ночі, або ж можна несподівано отримати повідомлення від шефа з текстом «Привіт, що вдалось за сьогодні зробити?».

 

Ця інформація, напевно, не стане відкриттям, але якщо ваша компанія не використовує жодних інструментів для організації праці, протестуйте їх самостійно. Такі системи як Trello або Jira надають безкоштовний доступ до своїх послуг для індивідуального користування. Завдяки цим знаряддям ви знатимете, на якому етапі проєкту знаходитесь і що ще потрібно зробити. Варто засвоїти навичку планування і перегляду запланованого – достатньо півгодини. Особисто я виписую завдання на окремій картці, до котрої заглядаю без необхідності перемикати вікно на комп’ютері, щоб побачити, що знаходиться далі у списку.

 

Войчєх Качалек, Спеціаліст з питань маркетингу

А може варто спробувати метод Pomodoro? Це метод організації часу праці, створений в 80-х рр. XX ст. Франческо Чирілло. Як це працює? Необхідно встановити таймер на 25 хвилин і протягом цього часу зосередитись виключно на роботі. Після цього потрібно зробити перерву на 3-5 хвилин і знову працювати протягом 25 хвилин. Час праці фіксуйте в додатку або в записнику. Після чотирьох 25-хвилинних циклів можна зробити довшу перерву на 15-30 хвилин. Чи ця схема планування часу праці працює? Спеціалісти вважають, що так!

Інструменти, що стануть в пригоді під час щоденної офісної роботи

Щоб систематизувати всі процеси в компанії, а передусім – щоб працювати так само ефективно як раніше, необхідно скористатись відповідними інструментами для комунікації і управління процесами.

Важливо! Якщо компанія вирішить працювати в віддаленому режимі, необхідно подбати про технічні забезпечення, такі як зашифроване з'єднання (VPN/SSL), шифрування внутрішньої пам’яті включно з картами пам’яті, та налаштування екрану блокування мобільних пристроїв (пін-код/пароль/графічні символи/інше).

Важливо! Якщо компанія вирішить працювати в віддаленому режимі, необхідно подбати про технічні забезпечення, такі як зашифроване з'єднання (VPN/SSL), шифрування внутрішньої пам’яті включно з картами пам’яті, та налаштування екрану блокування мобільних пристроїв (пін-код/пароль/графічні символи/інше).

Комунікація

Одним з найкращих інструментів для безпосередньої комунікації між працівниками є Slack. Месенджер дозволяє не лише розмовляти з особами з окремих відділів, а й створювати тематичні канали для групових розмов щодо тих чи інших проєктів. Надсилаючи повідомлення в групових каналах, ви можете швидко сконтактуватись з усією командою і, відповідно, регулярно вносити зміни до проєктів і керувати обміном інформацією. Slack має функцію надсилання текстових файлів і зображень, дозволяє розмовляти у форматі теле- та відеоконференції. Важливо, що месенджер можна використовувати не лише для безпосередньої комунікації з колегами, але також з особою, відповідальною за координацію праці зі сторони клієнта. Відповіді на електронну пошту можна чекати дуже довго, натомість в Slack у більшості випадків вирішити певну справу можна одразу.

Джерело: www.unsplash.com/photos/OXkUz1Dp-4g

Такі самі послуги надає додаток Microsoft Teams, якому незабаром виповнюється три роки. Компанії обирають цей комунікатор передусім тому, що він є однією з послуг у пакеті Office 365, і, відповідно, є дещо ближчим до усіх інструментів, якими більшість з нас користуються на щодень. Teams, подібно до Slack, має дві версії – безкоштовну і платну. Зважаючи на кризу, пов’язану зі спалахом коронавірусу, в Microsoft розблокували для усіх користувачів ті функції, якими до цього могли користуватись виключно корпоративні клієнти. Чи це правильне рішення? Відповіддю на це запитання нехай буде той факт, що один з професорів відомого Болонського університету проводить заняття, в котрих беруть участь 80 тис. студентів, саме за допомогою Microsoft Teams.

Однак, це не єдине цікаве рішення, запропоноване американським гігантом. На час закриття освітніх закладів компанія з Рездмонду надала безкоштовний доступ до пакету Microsoft Office. Знову стала актуальною функція розмитого тла, що під час телеконференції дозволяє працівникам приховати те, що відбувається навколо них.

Джерело: www.youtube.com/watch?v=-wCyq9oll_o

Якщо клієнти бажають мати постійний контакт, а для телеконференції потрібна вся команда, варто скористатись Google Hangouts або Skype. Обидва додатки стають в пригоді, коли потрібно швидко діяти чи порівняти думки – чи то з клієнтом, чи з керівником проєкту. Відеоконференція дає можливість чути і бачити одне одного, а це збільшує шанси на підтримання близьких стосунків. Так клієнт відчуває, що всі процеси надалі належно виконуються.

Управління і контроль за процесами

Найкращим рішенням для цих завдань є програмне забезпечення Asana i Trello. Перший інструмент застосовується для розподілу завдань між окремими членами колективу, а також для організації власної праці. Для цього створюється дошка з обов’язками на зразок інтерактивної таблиці, на якій конкретне завдання залежно від перебігу його реалізації переміщується між розділами To do (До виконання), Today (Сьогодні) і Done (Виконано). Назви карток із завданнями та їх статус можна змінювати. За допомогою Asana керівник проєкту або колективу бачить не лише те, скільки завдань виконує певна особа, але передусім те, на якому етапі реалізації знаходиться завдання. Аналізуючи ці дані, можна бачити, скільки приблизно часу потрібно команді або окремій особі з команди для реалізації завдання і відправлення матеріалів клієнтові. Додаток є корисним особливо тоді, коли готуємо пропозицію для клієнта. Дуже часто цей процес є довготривалим і поділеним на етапи. В режимі віддаленої роботи важко постійно стежити за тим, чого ще бракує пропозиції. Завдяки Asana можна переглянути всю зібрану в одному місці інформацію в будь-який час.

Джерело: trello.com

В умовах віддаленої роботи може дещо ускладнитись комунікація між керівниками і клієнтами. Рідко трапляється, що реалізацією проєкту займається лише один відділ компанії. Якщо для виконання замовлення клієнта проводиться багатоетапна кампанія або дії, розділені на декілька окремих категорій, варто для такого проєкту створити таблицю в Trello. Завдяки цій таблиці можна бачити, на якому етапі знаходиться реалізація проєкту, хто над чим працює (команда або клієнт) і що ще потрібно вдосконалити. В Trello все зрозуміло, немає непорозумінь типу «я надіслав матеріали клієнтові, але не отримав відповіді» або «Було таке завдання, але клієнт не відповів чітко». Це цінний інструмент, що полегшує процес управління і контролю за проєктом – як для компанії, так і для клієнта. Крім цього, Trello можна використовувати в щоденній праці. Переносячи окремі картки до категорії Виконаних, можна визначити рівень ефективності і те, скільки часу знадобилось для реалізації певного завдання. Так ви зможете краще оптимізувати процеси і керувати власним часом. Але головне – з Trello ви ні про що не забудете, адже пам’ять може підвести.

З перспективи компанії, подібної до нашої, напевно простіше перейти повністю в режим віддаленої праці. Частина осіб постійно проживають в інших містах і не працюють з нами в головному офісі. Ми надаємо послуги підтримки для наших клієнтів в сфері e-комерції, часто цілодобово, тому ми вже звикли до такої реалізації проєктів і, що важливо, вже випробували різні способи організації віддаленої праці. На мою думку, найкращими інструментами для цього є Microsoft Teams – для організації зустрічей та збереження і редагування документів і матеріалів для проєктів, Slack – для сталої і швидкої комунікації, а Jira і Redmine – для організації праці в проєктах і відстеження прогресу.

 

Анна Схабіковска, керівник управління проєктами e-комерції в Exorigo-Upos

Надсилання матеріалів

Надзвичайно важливо під час реалізації багатотематичних кампаній мати можливість вільно обмінюватись файлами – як всередині компанії, так і з клієнтом. Для цього варто спробувати файлообмінник Dropbox, котрий, однак, в безкоштовній версії має певні обмеження, пов’язані, насамперед, з відносно невеликим простором для зберігання файлів. Втім, це не змінює того, що з Dropbox можна реалізувати один проєкт разом з необмеженою кількістю інших учасників. Інший портативний диск – це, звісно, Google Drive. В ньому ви можете створювати файли різного формату і редагувати їх безпосередньо в хмарі. Якщо у вашої компанії є власний акаунт Gmail, то Google Drive є оптимальним рішенням.

В Linkjuice більшість проєктів ми виконуємо віддалено, тому з такою формою праці ми знайомі. Оскільки ми займаємось маркетингом в пошуковій системі Google, ми здебільшого використовуємо Gmail, Google Docs, Google Calendar, Hangouts і Google Drive. Ці засоби дозволяють нам швидко і ефективно синхронізувати дані між різними проєктами і завданнями. Крім цього ми користуємось Trello, що допомагає нам керувати проєктами. Hubspot виконує функцію CRM і лійки продажів, а в Evernote ми зберігаємо поточні нотатки і бази знань. Процес виконання завдань нашої компанії був створений, між іншим, на основі книг «Як упорядкувати справи» Девіда Аллена (David Allen, «Getting Things Done») та «Не турбувати!» Кела Ньюпорта (Cal Newport, «Deep Work»), які усім рекомендую.

 

Войчєх Матула, Генеральний директор SEO-агентства Linkjuice 

З перспективи власника компанії: що і як контролювати?

Незважаючи на перехід в режим віддаленої праці, необхідно пам'ятати про решту етапів і аспектів кампанії. Загалом, надмірний контроль часу праці команди є не надто вдалим рішенням, адже в більшості випадків рахується якість, а не кількість. Немає сенсу бити на сполох, якщо хтось не відписує протягом кількох хвилин у Slack. Зрештою, щоб передати важливу інформацію, можна просто зателефонувати.

Нинішня ситуація є для більшості компаній викликом, багато з нас мусять «переналаштуватись». Втім, я помічаю, що більшість підприємців просто чекають, аж поки ситуація не заспокоїться. Кожна криза колись закінчується, тому раджу використовувати цей час максимально ефективно. Я сам нещодавно повернувся з-за кордону, і, згідно з законом, повинен перебувати на двотижневому карантині. Можна подумати, що це багато часу. Але на мою думку, це небезпечний підхід, тому наявний час потрібно ретельно планувати. Раджу складати план на весь день. Особисто я використовую для цього Todoist. Для комунікації всередині компанії найкращим вважаю Slack, натомість для групової роботи над проєктом рекомендую Asana.

 

Адріан Демянчук, Керівник відділу продажів і обслуговування клієнтів в Social Elite

В період коронавірусу, що є періодом важких рішень щодо бюджету кампаній, вирішальне значення може мати контроль за фінансами компанії. Тому варто просити керівників про регулярне оновлення таблиць з бюджетами – принаймні раз на тиждень – або про інформування щодо запланованих значних скорочень. З перспективи компанії, важливо розумно використовувати бюджет клієнтів і дати їм зрозуміти, що перший крок, який вони готові зробити – зменшити бюджети – не є найкращим рішенням. Швидке реагування на зміни в бюджетах проєктів дозволяє пропонувати клієнтові інші рішення, або ж зайнятись в цей час оптимізацією тих справ, на які досі завжди бракувало часу.

Чи варто контролювати якість праці? Виявляється, це досить складне і невизначене завдання. Важливо те, що у разі падіння якості клієнти очевидно будуть незадоволені. Менеджери повинні слідкувати за кампаніями, а помітивши, що не виконують попередніх вимог, діяти без зволікання, зв’язуючись безпосередньо з керівником проєкту чи контент-редактором.

Гарним прикладом ефективної віддаленої роботи є сервіс… для віддаленої роботи – Useme. В цей час компанія повністю функціонує в режимі home office, а працівники працюють в групах, відповідальних за сферу IT, обслуговування клієнтів і маркетинг. Сервіс вже хвалиться тим, що працівники не потребують восьми годин на день для виконання потрібних завдань. Все це головне досягнення свободи у виконанні щоденних процесів.

Варто пам’ятати, що віддалена робота не означає ані меншої ефективності дій працівників, ані хаосу в комунікації. Ефективно керувати і провадити успішні кампанії можна і віддалено. Для цього потрібно надати працівникам доступ до тих інструментів, які допоможуть впорядкувати усі процеси і підтримати ефективну комунікацію.